Mededeling inzake de bescherming van persoonsgegevens voor zakenpartners

Bystronic geeft deze mededeling inzake de bescherming van persoonsgegevens voor zakenpartners (mededeling) uit om als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgebonden gegevens van onze dealers, klanten, leveranciers en zakenpartners (gezamenlijk aangeduid als 'Zakenpartners') en medewerkers van onze zakenpartners onze werkwijzen toe te lichten.

Toepassingsgebied

Deze mededeling geldt voor u, indien u als natuurlijk persoon een van onze zakenpartners bent (bijv. adviseur of eenmanszaak) of een medewerker van een zakenpartner bent die met ons namens een dergelijke zakenpartner samenwerkt.

Categorieën van persoonsgegevens en bronnen

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens over u, van u of van geautoriseerde derden (bijv. uw leidinggevenden, overheidsorganen of publieke middelen):

• Persoonsgegevens betreffende zakenpartners die natuurlijke personen zijn: Naam, zakelijke contactgegevens, geleverde of aangeboden diensten of producten, contractgegevens, inhoud van correspondentie (zoals e-mails of zakelijke brieven), betalingsgegevens, rekeninggegevens en historie van de handelsrelatie
• Persoonsgegevens betreffende medewerkers van zakenpartners: Naam, zakelijke contactgegevens, naam van de werkgever, titel/functie en inhoud van correspondentie (zoals e-mails of zakelijke brieven)

Verwerkingsdoeleinden, rechtsgrondslag en consequenties

De verwerking van uw persoonsgegevens vindt plaats ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst met de zakenpartner (inclusief nakoming van de contractuele verplichtingen, verwerking van facturen, communicatie alsmede legale en rechtsconforme activiteiten), voor marketingdoeleinden en CRM-activiteiten, evenals voor activiteiten ter bescherming en fraudepreventie. Voor dergelijke verwerkingsactiviteiten baseert de Bystronic Group zich op de volgende rechtsgrondslagen: 

• Uitvoering van de overeenkomst met de zakenpartner (art. 6 punt b AVG);
• Rechtmatig belang van de Bystronic Group, dochterondernemingen van de Bystronic Group of overige derden (zoals overheids- of rechterlijke instanties) (art. 6 punt f AVG). Het rechtmatige belang kan met name bestaan uit concernoverstijgende informatie-uitwisseling, marketing- en CRM-activiteiten, fraudepreventie, voorkoming van misbruik van IT-systemen of witwaspraktijken, toepassing van klokkenluidersregelingen, objectbeveiliging, IT-beveiliging, netwerkbeveiliging, intern onderzoek of potentiële fusie- en overnameactiviteiten;
• Toestemming (art. 6 punt a AVG);
• Conformiteit met wettelijke verplichtingen (art. 6 punt c AVG);

De overdracht van persoonsgegevens is noodzakelijk bij het afsluiten en/of de uitvoering van het zakenpartnerscontract en geschiedt op vrijwillige basis. Indien u desondanks geen persoonsgegevens overdraagt, kunnen de betreffende bedrijfs- en beheerprocessen voor zakenpartners vertraging oplopen of worden verhinderd.

Categorieën ontvangers

Bystronic kan als verwerker waarnemende dienstverleners inschakelen ten behoeve van IT-support en overige administratieve ondersteuning (bijv. dienstverleners die crediteurenboekhouding of IT-hosting en onderhoudsdiensten aanbieden). Deze dienstverleners hebben mogelijk toegang tot uw persoonsgegevens voor zover deze voor de uitvoering van hun taken noodzakelijk zijn.

Voorts kunnen wij uw persoonsgegevens overdragen aan andere Bystronic-bedrijven ten behoeve van de ondersteuning bij het gebruik van informatiesystemen voor het bijhouden en analyseren van klantrelaties en interacties met de betreffende algemene IT-support. Door geschikte overeenkomsten betreffende gegevensoverdracht op grond van toegankelijke modelcontractbepalingen, of door het treffen van andere maatregelen, hebben wij ervoor gezorgd dat de Bystronic-groep passende gegevensbescherming biedt.

Elke toegang tot uw persoonsgegevens wordt beperkt tot die personen die deze informatie direct nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.

De Bystronic-bedrijven kunnen uw persoonsgegevens ook waar nodig of overeenkomstig de toepasselijke wetgeving openbaar maken voor overheidsinstanties, rechterlijke instanties, externe adviseurs en vergelijkbare derden.

Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden door ons en/of onze dienstverleners uitsluitend opgeslagen gedurende de periode die nodig is voor de vervulling van onze noodzakelijke verplichtingen en ten behoeve van de doeleinden waarvoor dergelijke gegevens worden verzameld, doch steeds overeenkomstig de geldende privacywetgeving. Wanneer wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor de uitvoering van contractuele of wettelijke verplichtingen, verwijderen wij deze gegevens uit onze systemen en registraties en/of ondernemen wij stappen voor de wettelijk voorgeschreven anonimisering van gegevens, zodat u aan de hand van dergelijke gegevens niet meer kunt worden geïdentificeerd, tenzij wij uw gegevens, waaronder persoonsgegevens, moeten bewaren om te voldoen aan wettelijke of regelgevende verplichtingen waaraan wij zijn onderworpen. Voorbeeld hiervan zijn wettelijke bewaartermijnen die kunnen voortvloeien uit nationale wetgeving e.d. en die gewoonlijk een bewaringstermijn van maximaal tien jaar vereist, doch onder bepaalde omstandigheden tot wel dertig jaar uw gegevens vereist als bewijsmateriaal.

Uw rechten

Wanneer u toestemming met betrekking tot bepaalde verwerkingsactiviteiten hebt gegeven, kunt u die toestemming op elk gewenst toekomstig moment intrekken. Een dergelijke intrekking heeft geen impact op de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan de intrekking van de toestemming.

Volgens de wetgeving inzake gegevensbescherming kunt u: (i) toegang tot uw persoonsgegevens eisen; (ii) correctie van uw persoonsgegevens eisen; (iii) verwijdering van uw persoonsgegevens eisen; (iv) beperkte verwerking van uw persoonsgegevens eisen; (v) gegevensoverdraagbaarheid eisen; (vi) bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij verzoeken u rekening te houden met het feit dat de hierboven genoemde rechten mogelijk kunnen worden beperkt door geldende nationale wetgeving inzake gegevensbescherming.

(i)  Recht op informatie: U hebt het recht om ons om een bevestiging te vragen of wij gegevens verwerken die op u betrekking hebben; indien dit het geval is, hebt u het recht op inlichtingen over deze persoonsgegevens. Het recht op informatie geldt, onder andere, voor de doeleinden van de verwerking, de betreffende categorieën persoonsgegevens en de ontvanger(s) of categorieën ontvangers, waaraan persoonsgegevens openbaar zijn of nog worden gemaakt. Het is echter geen absoluut recht en uw recht op informatie wordt beperkt door de belangen van andere personen.

U hebt het recht een kopie te mogen ontvangen van de persoonsgegevens die verwerking ondergaan. Voor verdere door u aangevraagde kopieën mogen wij een passende vergoeding vragen op basis van de administratieve kosten.

(ii) Recht op correctie: U hebt het recht om ons te vragen om uw onjuiste persoonsgegevens te corrigeren. Rekening houdend met de doeleinden van de verwerking heeft de betreffende persoon het recht om te eisen dat onvolledige persoonsgegevens worden vervolledigd – ook door middel van een aanvullende verklaring.

(iii) Recht op verwijdering ('recht om vergeten te worden'): Onder bepaalde omstandigheden hebt u het recht om van ons te eisen dat uw persoonsgegevens onmiddellijk worden verwijderd en zijn wij verplicht dergelijke persoonsgegevens te wissen.

(iv) Recht op beperking van de verwerking van persoonsgegevens: Onder bepaalde omstandigheden hebt u het recht om van ons te eisen dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt. In dit geval worden de betreffende gegevens gemarkeerd en kunnen deze door ons alleen worden verwerkt voor de beoogde doeleinden.

(v) Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Onder bepaalde omstandigheden hebt u het recht om uw persoonlijke gegevens die u bij ons hebt achtergelaten te verkrijgen in een gestructureerde, algemeen gebruikelijke en machinaal verwerkbare indeling; en hebt u het recht om deze gegevens, zonder belemmering via ons door te geven aan een andere instantie.

Indien u van uw rechten gebruik wilt maken, neemt u contact met ons op zoals aangegeven in de paragraaf 'Vragen' hieronder.

U hebt bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.

Recht van bezwaar conform art. 21 van de algemene regels inzake gegevensbescherming

U hebt het recht om op grond van redenen die voortvloeien uit uw specifieke situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, die plaatsvindt op basis van art. 6 (1) punt e en f van de AVG; en u kunt van ons eisen uw persoonsgegevens niet meer te verwerken. Aangezien Bystronic uw persoonsgegevens voornamelijk verwerkt en gebruikt ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst met zakenpartners, heeft Bystronic in principe een rechtmatig en in vergelijking met uw bezwaar zwaarwegender belang bij de verwerking, tenzij de eis betreffende beperking verband houdt met marketingactiviteiten.

Indien u uw rechten wilt uitoefenen, neemt u contact met ons op zoals aangegeven in de paragraaf 'Vragen' hieronder.

Bystronic werkt niet met geautomatiseerde besluiten.

Vragen

Hebt u vragen over deze mededeling of uw rechten, dan kunt u contact opnemen met de functionaris/vertegenwoordiger gegevensbescherming van Bystronic: Ecoprotec GmbH, Pamplonastrasse 19, 33106 Paderborn, Duitsland, bereikbaar via gdpr.nl@bystronic.com.