Notificare privind protecţia datelor pentru partenerii de afaceri

Bystronic pune la dispoziţie prezenta notificare privind protecţia datelor pentru partenerii de afaceri (notificare) pentru a explica practicile noastre în calitate de entitate responsabilă cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal distribuitorilor, clienţilor, furnizorilor şi partenerilor noştri de afaceri (denumiţi în continuare colectiv „parteneri de afaceri”) şi angajaţilor partenerilor noştri de afaceri.

Domeniul de aplicare

Prezenta notificare se aplică pentru dumneavoastră în măsura în care, în calitate de persoană fizică, deţineţi calitatea de partener de afaceri al firmei noastre (de exemplu, consultant sau întreprinzător persoană fizică) sau un angajat al unui partener de afaceri, care interacţionează cu noi în numele unui astfel de partener de afaceri.

Categoriile datelor cu caracter personal şi sursa

Noi prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal despre dumneavoastră, recepţionate de la dumneavoastră sau de la terţi autorizaţi (de exemplu, superiorii dumneavoastră, entităţi publice sau resurse publice):

• Datele cu caracter personal în asociere cu partenerii de afaceri, care deţin calitatea de persoane fizice: numele, detaliile comerciale de contact, serviciile sau mărfurile livrate sau comercializate, detalii contractuale, conţinutul corespondenţei (de exemplu, e-mail-uri sau scrisori comerciale), informaţii de plată, informaţii de facturare şi istoricul raportului comercial
• Date cu caracter personal în asociere cu personalul partenerilor de afaceri: numele, detaliile comerciale de contact, numele angajatorului, titlu/poziţie şi conţinutul corespondenţei (de exemplu, e-mail-uri sau scrisori comerciale)

Scopurile prelucrării, temei legal şi consecinţe

Prelucrarea datelor dumneavoastră personale se realizează în scopurile realizării raportului contractual cu partenerul de afaceri (inclusiv îndeplinirea obligaţiilor contractuale, prelucrarea facturii, comunicare şi activităţi legale şi conforme cu dispoziţiile juridice), pentru scopuri de marketing şi activităţi în domeniul CRM, precum şi pentru activităţi pentru protecţie şi pentru prevenirea fraudelor. New translation: Bystronic Group se bazează pe următoarele temeiuri legale pentru astfel de activităţi de prelucrare:  

• Realizarea raportului contractual cu partenerul de afaceri (articolul 6, litera b din Regulamentul general privind protecţia datelor);
• Interesul legitim al Bystronic Group, al filialelor Bystronic Group sau al altor terţi (de exemplu structuri guvernamentale sau instanţe) (articolul 6, litera f din Regulamentul general privind protecţia datelor). Interesul legitim poate fi reprezentat în special de asigurarea transferului de informaţii la nivelul întregului concern, la marketing şi activităţile CRM, prevenirea fraudelor, utilizarea abuzivă a sistemelor IT sau spălarea de bani, aplicarea reglementărilor în domeniul Whistleblower, securitatea obiectivului, securitatea IT, securitatea reţelei, anchetele interne sau activităţile potenţiale de fuziune şi preluare;
• Consimţământul (articolul 6, litera a din Regulamentul general privind protecţia datelor);
• Conformitatea cu obligaţiile legale (articolul 6, litera c din Regulamentul general privind protecţia datelor);

Comunicarea datelor cu caracter personal este necesară pentru încheierea şi/sau executarea contractului cu partenerii de afaceri şi se realizează cu caracter voluntar. Dacă nu comunicaţi date cu caracter personal, procesele organizatorice şi de administrare vizate sunt întârziate sau devin imposibile pentru partenerii de afaceri.

Categoriile de destinatari

Bystronic poate apela la furnizori de servicii care deţin rolul de operatori pentru asigurarea de asistenţă IT şi alte servicii administrative (de exemplu, prestatori de servicii care oferă servicii de contabilitate a creditorilor sau de IT-Hosting şi prestează servicii de administrare). Există posibilitatea ca aceşti prestatori de servicii să aibă acces la datele dumneavoastră cu caracter personal în ponderea necesară pentru prestarea unor astfel de servicii.

În mod suplimentar, dispunem de posibilitatea de a transmite datele dumneavoastră cu caracter personal către alte societăţi din cadrul Bystronic, în scopul acordării de asistenţă în calitate de operator responsabil pentru administrarea de sisteme de informare pentru gestionarea şi analiza relaţiilor şi a interacţiunilor cu clienţii, precum şi asistenţa generală corespunzătoare în domeniul IT. Prin intermediul acordurilor corespunzătoare cu privire la transferul de date în baza clauzelor contractuale standard, care sunt accesibile, sau prin adoptarea altor măsuri corespunzătoare ne-am asigurat ca grupul Bystronic să ofere o protecţie corespunzătoare a datelor.

Orice accesare a datelor dumneavoastră cu caracter personal este limitată la acele persoane cărora aceste informaţii le sunt necesare în mod direct pentru îndeplinirea atribuţiilor acestora.

Societăţile din cadrul grupului Bystronic dispun de posibilitatea de a comunica datele dumneavoastră cu caracter personal conform cerinţelor aplicabile sau în sensul legislaţiei în vigoare către autorităţile guvernamentale, instanţe, consultanţi externi şi terţi similari.

Termen de arhivare

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt stocate de către noi şi/sau prestatorii noştri de servicii cu limitarea strictă la volumul necesar pentru îndeplinirea obligaţiilor noastre şi pentru intervalul de timp pentru realizarea scopurilor pentru care au fost colectate astfel de informaţii, în toate situaţiile conform legilor aplicabile în domeniul protecţiei datelor. În situaţia în care nu ne mai sunt necesare datele dumneavoastră cu caracter personal pentru îndeplinirea obligaţiilor contractuale sau legale, vom şterge aceste date din sistemele şi înregistrările noastre şi/sau adoptăm etapele necesare pentru asigurarea caracterului anonim al datelor, în sensul normelor aplicabile, astfel încât să nu mai fi posibilă identificarea dumneavoastră în baza acestor date, exceptând situaţia în care trebuie să arhivăm informaţiile dumneavoastră, inclusiv datele cu caracter personal, pentru a ne îndeplini obligaţiile legale sau de reglementare care ne revin. Un exemplu în acest sens este reprezentat de termenele legale de arhivare, care pot rezulta în baza legilor naţionale etc. şi care implică în mod normal termene de arhivare de până la zece ani, dar care, în anumite situaţii, pot stipula o durată de până la treizeci de ani pentru asigurarea probelor necesare.

Drepturile dumneavoastră

În situaţia în care v-aţi exprimat consimţământul cu privire la anumite tipuri de activităţi de prelucrare, dispuneţi de posibilitatea de a revoca acest consimţământ în orice moment, cu efect pentru viitor. O asemenea revocare nu aduce atingere valabilităţii prelucrării înainte de revocarea acordului.

În ceea ce priveşte prevederile legale aplicabile în domeniul protecţiei datelor, aveţi posibilitatea: (i) de a solicita accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal; (ii) de a solicita corectarea datelor dumneavoastră personale; (iii) de a solicita ştergerea datelor dumneavoastră personale; (iv) de a solicita restricţionări privind prelucrarea datelor dumneavoastră personale; (v) de a solicita portabilitatea datelor; (vi) de a vă exprima dezacordul în ceea ce priveşte prelucrarea datelor dumneavoastră personale. Vă rugăm să aveţi în vedere că drepturile menţionate anterior pot fi restricţionate în sensul prevederilor legale naţionale în materia protecţiei datelor.

(i)  Dreptul la informare: Aveţi dreptul de a solicita din partea noastră o confirmare din care să rezulte dacă sunt prelucrate de către dumneavoastră date cu caracter personal; în caz afirmativ, aveţi dreptul la informare cu privire la aceste date cu caracter personal. Dreptul la informare include – printre altele – scopurile prelucrării, categoriile vizate de date cu caracter personal şi destinatarii sau categoriile de destinatari, cărora le-au fost sau urmează a le fi divulgate datele cu caracter personal. Acesta nu reprezintă, însă, un drept absolut, iar interesele altor indivizi limitează dreptul dumneavoastră la informare.

Aveţi dreptul de a obţine o copie a datelor cu caracter personal care fac obiectul prelucrării. Pentru efectuarea de copii suplimentare solicitate de dumneavoastră, suntem autorizaţi să solicităm o taxă rezonabilă în baza costurilor administrative.

(ii) Dreptul la corectare: Aveţi dreptul de a ne solicita corectarea datelor cu caracter personal care se referă la dumneavoastră. Ţinând cont de scopurile prelucrării, persoana vizată are dreptul de a solicita completarea datelor cu caracter personal incomplete – şi prin intermediul unei declaraţii suplimentare.

(iii) Dreptul la ştergere („dreptul de a fi eliminat din baza de date”): În anumite condiţii, aveţi dreptul de a ne solicita ştergerea fără întârziere a datelor cu caracter personal care se referă la dumneavoastră şi ne revine obligaţia de a şterge astfel de date cu caracter personal.

(iv)  Dreptul la limitarea prelucrării: În anumite condiţii, aveţi dreptul de a ne solicita limitarea prelucrării datelor dumneavoastră personale. În acest caz, datele respective sunt marcate şi pot fi prelucrate de noi numai în anumite scopuri.

(v) Dreptul la portabilitatea datelor: În anumite condiţii, aveţi dreptul de a obţine datele dumneavoastră cu caracter personal şi pe care ni le-aţi pus la dispoziţie într-un format structurat, utilizabil cu caracter general şi care să permită citirea în format electronic; în plus, aveţi dreptul de a transmite aceste date către o altă instituţie, fără nicio condiţionare din partea noastră.

Pentru a vă exercita drepturile, vă rugăm să ne contactaţi pentru a vă pune la dispoziţie informaţiile menţionate la paragraful „Întrebări” de mai jos.

Aveţi de asemenea dreptul de a formula plângeri la autoritatea competentă de supraveghere pentru protecţia datelor.

Dreptul de formulare a unei contestaţii în sensul prevederilor din articolul 21 din norma generală cu privire la protecţia datelor

Din motive rezultate în asociere cu situaţia dumneavoastră specială, dispuneţi de dreptul de a formula în orice moment contestaţie împotriva prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, în temeiul prevederilor din articolul 6 (1), literele e şi f din Regulamentul general privind protecţia datelor; puteţi solicita companiei noastre să încetarea prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal. Deoarece Bystronic prelucrează şi utilizează datele dumneavoastră cu caracter personal în principal în scopul executării raportului contractual cu partenerul de afaceri, Bystronic are în principiu un interes justificat şi care prevalează în raport cu contestaţia dumneavoastră cu privire la prelucrare, exceptând situaţia în care solicitarea de limitare este asociată activităţilor de marketing.

Pentru a vă exercita drepturile, vă rugăm să ne contactaţi pentru a vă pune la dispoziţie informaţiile menţionate la paragraful „Întrebări” de mai jos.

Bystronic nu utilizează proceduri automatizate de adoptare a deciziilor.

Întrebări

Dacă aveţi întrebări cu privire la prezenta notificare sau la drepturile dumneavoastră, vă rugăm să luaţi legătura cu responsabilul pentru protecţia datelor/reprezentantul pentru protecţia datelor din cadrul companiei Bystronic: Ecoprotec GmbH, Pamplonastrasse 19, 33106 Paderborn, Germania, care poate fi contactat la adresa de e-mail gdpr.ro@bystronic.com.